面接で役立つ！転職前に知っておきたかったビジネスマナー3つ

こんにちは。転職コンサルタントのHiRokiです。

本日は、私が転職しようと思ったときに「これを知っておけば・・・」という面接で役立つビジネスマナーを紹介したいと思います。

当時の私は27歳でしたが組織で働いたことがなく、個人商店レベルでの付き合いばかりでした。また、会社との付き合いも仕入れたりと「客」側の立場だったため正直「こんな感じかな」というレベルでしかマナーを知りませんでした。

私は、学生当時、就活までは行ったものの社会人としてのマナーは「アルバイトで学んだこと」と「個人事業主として周りの人たちを見て知ったこと」くらいでした。

私がビジネスマナーを学んだのは、最初の会社に入ってからでした。
2回目の転職活動時にはもちろん、「営業職」も経験していたので、マナーがネックになることはありませんでした。

ただ、2回目の転職活動を行った際に、1回目の転職活動の時のことを思い出すと反省点がたくさん見えました。

既卒・第二新卒・フリーターの方など、これから転職活動を始める方が変なところでつまづかないように私の反省を生かしてもらえたと思います。

もし、ビジネスマナーについて考えたことがなければ、一読していただければ転職活動において１段階レベルアップができますので、最後までお付き合いください。

1 １、名刺交換の方法は学んでおこう
2 ２、話し方、質問の仕方に気をつけよう
3 ３、面接の準備をしよう、数字で語ろう
4 まとめ

１、名刺交換の方法は学んでおこう

面接時にも面接官の方に名刺をもらう機会があったりするかもしれません。

今回は、転職活動においてもらう際のマナーだけ紹介します。
ちなみに私は個人事業主時代は、本当に「なんとなく」行ってしまっていました。

正直、今なら名刺の受け取り方などをみれば、こういうマナーを身につけているのかなどがすぐに分かってしまいます。

普段の営業シーンでも「この人新人さんかな？」と思ってしまうこともあります。

転職活動においては、名刺を渡すことはありませんが、もらうことが多いと思います。
名刺入れを持っているとマナーアピールができます。

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この程度のものであれば、安くて評価も高く会社に入ってからも使えます。
私は、「営業職」なので少し高いものを使っていました。

こちらの上にある座って名刺交換は、マナーとしてはNGです。

①挨拶時、自分が名刺を渡すわけではないが、自分がもらう際にもテーブル越しでは行わないことから机を避けるように相手の正面に向かいます。
もらうときは両手で、もらい終わる際には相手の胸のあたりの高さまであげ、相手の目を見ましょう。
最初に渡してくる方が先輩や上司のパターンが一般的です。
基本的に、ドアから遠くの上手と呼ばれている方に上司や先輩の方が座っています。
もし二人いる場合はこちらも意識して名刺をいただきましょう。

また、名刺をもらう際に「●●と申します」「頂戴します」と言ってもらいましょう。

②名刺をもらった際は、自分の左側にお来ましょう。
複数名いる場合は、座っている順番に並べます。
ここで名前と部署、役職、相手の顔を確認しておきましょう。
また、偉い方の名刺を名刺入れの上に乗せておきます。

③面接中に質問する際などは、相手のポジションや所属部署により対応を変えましょう
。
希望職種の担当がきた際は、「●●さんの感覚でも良いのですが、○○職の人は・・・」
人事の方が面接の際は、「●●さんからみて、貴社の○○の職に就かれている人の傾向を言葉に表すとどういうタイプの方が多いですか」など相手のことを理解した上で質問することで印象が良くなるのは間違いありません。

④基本的に、面接の際は相手の名刺を受け取るだけなので、面接が終わる際には「ちょうだいします」と言って名刺入れにしまいましょう。

２、話し方、質問の仕方に気をつけよう

私もここの部分で落とされたり、低評価になっていた可能性があったと反省しています。
これは、職務経歴書を作成する際にも準備しておける内容です。
もし、職務経歴書の書き方や伝え方がうまく行かない場合は相談していただければと思います。

①まずは、回答がいくつあるか答えちゃいます。

例としては、「私が御社を希望する理由は２点あります。１点目は・・・、２点目は・・・です。１点目の理由に関しては・・・です。２点目の理由に関しては・・・です。」

回答の数を答えることにより相手から質問を受けた際も答えがブレることが少なくなります。

②短いセンテンスで話します。

・悪い例
「そうですね、前職は〇〇で○○をやっていて、そこでは〇〇から頼まれている仕事を１週間程度をかけて行い、○○フィードバックし、他にはルーティンワークとして事務仕事を1日の中で午前中は・・・」

と言葉が途切れない話し方は相手も聞いているのが疲れてしまいます。
これ、質問の回答がずれてしまうのです。

・良い例
「前職は○○で○○をやっていました。○○部署から仕事の依頼を受け、１週間で行い報告します。・・・」というように、できる限り短い文章を心がけましょう。

結論から答えてしまえば、そのあとは補足するだけで済みますので回答がずれません。

③要点を絞ります。

「相手は、何を聞いているのか？」に意識を向けましょう。

もし、相手の質問の意図がわからない場合は

「○○についてお答えすればよろしいでしょうか」と確認すれば良いです。

よくわからないままに一生懸命話したのに
「ああ、そうではなく、○○ってあったんですかね？」と別の角度から質問されてしまうと無駄な会話になりかねません。
時間の中で的確に相手とコミュニケーションを取れるというのは、重要視されています。

何を聞いているのか、理解した上で回答することを心がけてください。

④相手に「まずは、〇分程度で自己紹介をお願いします」と言われた際は短すぎず長すぎない時間を意識しましょう。
だいたい２分程度などが多いと思いますが、要点を絞って話すのはもちろんです。
時間を意識しましょう。
ここで時計を見るのはありです！時間はピッタリか少し短いくらいにまとめましょう。

時間を守れるかを会話の中からも見られていることもあります。

⑤なんとなく用意してきた質問をぶつけるのは辞めましょう。
質問は絶対にするものです。
質問したい内容をしっかりまとめておきましょう。

悪い例
・残業はどれくらいになりますか
・賞与ってどれくらいですか
・昇給ってどの程度ありますか

上記のように唐突に質問するのは辞めましょう。

質問させる理由は、興味があるのかを図るためにしています。

上記の質問では「条件のことしか考えていないのかな」と捉えれてしまうだけです。

質問する際は、自分が話す志望理由や前職の退職理由、転職の軸に合わせて話していることをわかるようにアピールしましょう。

良い例

・ホームページを見ると残業が30h程度となっていたのですが、繁忙期はいつ頃でしょうか。また、残業を減らすような取り組みなどがあれば教えていただきたいです。前職は特にそう言ったことがなく45hを超えることも良くあったので、参考になればと思いました。

・昇格や昇給のタイミングなどは、どのタイミングになりますか。また、評価基準や評価制度など差し支えない範囲でどのようにしているのか教えていただけませんしょうか。

上記のように、唐突に聞くのではなく会社に対して興味があるんだなというように聞くのがポイントです。

質問の仕方で準備や、ここまでの面接の内容の理解度を見られています。
「なんとなく」決められないように採用担当者は慎重です。

３、面接の準備をしよう、数字で語ろう

実は、数字で語るというのは本当に重要となります。

面接の準備というと自分が話すことを整理しがちです。

面接の準備というのは、自分を知った状態で相手のことを知るのが準備です。

最終ゴールはマッチングにあります。

面接を受ける会社と自分がどうマッチするのかを提案できればといいということです。

①自分の職務経歴には、何をどれだけやったかを数字を交えて記載しましょう。

・自分の行ってきた業務は何名体制の中でどんな役割だった？
・何か得た賞などはある？何人中何位？評価されたポイントは？
・売上や人数、利益、個数など数字で表せるものはない？

まずは、自分のことを相手に理解してもらうため数字で具体的にイメージしてもらえる状況を作りましょう。

例
5人の店舗で私は副店長でした。
店長は5年目の人で、私がその下で、後輩はみんな1年目でした。
店舗は月100万円を売り上げ、客単価は5000円程度です。
私は過去に社内の販売ロープレ大会で200名の中で決勝の5名に残りました。

どうでしょうか？ここから数字を抜いちゃうとイメージつきませんが、数字があると何と無くどんな感じか想像つきませんか？

②会社のホームページ、社長のブログ、本、評判などを調べましょう。

具体的な内容としては以下のことは最低限知りたいです。
・その会社の業界でのポジションは？行っている事業は？
・どんな顧客がターゲット？
・競合優位性はどこ？
・企業理念は？目指す方向は？

これは、絶対に調べておきましょう。
ここにマッチングの秘訣があるのです。

これをしておくだけで、知っていること、聞きたいことが一気に増えます。

③マッチングを自分で図りましょう。
質問は以下です。どう答えましょう。

・なぜ、その会社の採用面接を受けるの？
・その業界を受ける理由は？
・なぜ、他社ではなくその会社なの？
・（前職・現職が同業界・同職種の場合）今の会社でできない理由は？

この辺りは間違いなく質問される内容ですので、その会社を調べた上でこの質問に回答できるようにしておきましょう。

④ストーリーで語りましょう。

・なぜ、現職を辞めるの？→理由を明確にします。
（マイナスの理由でも良いが、この会社で実現できないことを語りましょう）

例）
私が今の会社を辞めようと思った理由は、自分で経済を勉強している際に今後の世の中はもっと人に寄り添える必要があると思いました。ただ、現在の仕事では人を介するのではなく、システムを介するという理念があり、私が目指しているものと乖離を感じるようになってきてしまいました。実際に、お客様から質問があった際も自分では回答ができず、システムにて質問をいただければ・・・との回答を指示されていることに疑問を感じました。

↑をもっと具体的にいつ頃・どんなお客様と・どんなシーンでなど、相手が想像できるように話せるとよりリアルに伝わります。

・なぜ、この業界なの？→他の業界でなくてこの業界にする理由

例)
正直申し上げますと、最初はこの業界が思いつきませんでした。オペレーションを行うなどの職種チェンジも考えました。ただ、先ほど申し上げたようなお客様に「提案」という形で解決を促す前職のような仕事を通して、お客様が喜んでいる姿を見ると私も幸せを感じます。そうした提案自体はしたいのですが、「システム」という形ではなく「人」が解決する業界ということでこの業界が良いと思いました。

業界に興味を持った理由、この業界に進みたい理由を話しましょう。
また、その理由で選択肢が他に出てきそうな場合は、いま受ける会社の業界を選択した理由も必要です。

・なぜ、この会社なの？→同業界の他社ではなく、この会社の理由

例)
御社の社長の考えや、理念が私の理想に近かったというのが１番の理由となります。今後、AIや機械化が進む中でも貴社の考え方としては「人」があっての自動化ということが前面に押し出されております。また、システム事業に関してもオペレーションまで含めて総合的に提案しているところが他社と比較しても私の中で御社を希望する理由になりました。

このように一連の流れが必要なのです。

あなたが歩んでいる人生のライン上に、その会社が乗っているイメージを伝えられると納得感がぐっと増すのです！